Cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ hiệu quả nhất - Kệ Sắt ANT

Có quá nhiều tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ, phải làm sao để sắp xếp chúng? Theo dõi bài viết này của Kệ Sắt ANT để đi tìm lời giải cho bài toán cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ nhé.

Tùy từng loại hồ sơ và đặc thù của nơi cất giữ, sẽ có nhiều cách sắp xếp khác nhau sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. Để đảm bảo được sự thuận tiện và dễ dàng tìm kiếm hồ sơ mà chúng ta sẽ có khá nhiều cách sắp xếp khác nhau, bài viết dưới đây sẽ đề ra một cách sắp xếp cơ bản nhất.

- Tham khảo thêm tin tức liên quan:
+ Cách sắp xếp hàng hóa lên kệ sắt siêu thị hiệu quả
+ Quy cách sắt V lỗ như thế nào?
+ 3 ứng dụng hữu ích của kệ sắt v lỗ đa năng trong đời sống

Cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ hiệu quả

Sử dụng giá kệ để lưu trữ hồ sơ không còn là giải pháp xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên, không thể bỏ đại tài liệu lên hết trên kệ mà không có cách sắp xếp sao cho khoa học, khi cần có thể biết chỗ và lấy bất kỳ hồ sơ nào một cách nhanh chóng, dễ dàng. Tăng thêm tính chuyên nghiệp và tiến độ thực hiện công việc

Ngoài ra, sắp xếp hồ sơ khoa học cũng là cách thể hiện năng lực của nhân viên cùng với đó là sự tận tâm và có tâm trong việc lưu trữ hồ sơ đó. Một ví dụ cụ thể là phòng lưu trữ hồ sơ của các nhân viên trong khu công nghiệp hoặc cách mà một thủ thư lưu trữ các loại sách vở trong thư viện.

Làm thế nào để sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ có khoa học và logic?

Có 3 bước tiến hành để sắp xếp tài liệu, hồ sơ dễ dàng nhất đó chính là: Phân loại hồ sơ, sắp xếp lên kệ và lựa chọn kệ phù hợp nhất.

1. Phân loại hồ sơ

Cũng như khi mua hàng trong siêu thị, từng loại mặt hàng sẽ được phân loại theo các loại khác nhau. Hồ sơ, tài liệu cũng vậy, cần tiến hành phân loại theo từng mục, từng chủ đề. 

Ví dụ, như bài báo cáo, tài liệu xuất nhập khẩu, chứng từ, công văn,... Mỗi mục sẽ chia ra là tài liệu theo tháng nào, theo quý nào hoặc theo năm nào.

2. Sắp xếp tài liệu lên kệ

Sau khi đã phân loại tài liệu, hồ sơ theo từng hạng mục và thời gian, chúng ta sẽ tiến hành chia khu vực hoặc chia tầng trên kệ hồ sơ và quy định tầng này hoặc kệ này sẽ để những tài liệu này, dán ghi chú lên trên các kệ là một cách hay. Bạn có thể sắp xếp theo :

+ Thứ tự ABC theo từng tên của từng mục

+ Sắp xếp theo tính chất, đặc điểm của công việc trong tài liệu hoặc theo tháng, quý năm. 

*Ví dụ: Báo giá khách hàng → Phiếu xuất kho→ Hóa đơn thanh toán hoặc tài liệu quý 1 năm 2019 → tài liệu quý 2 năm 2019 →…..

3. Lựa chọn kệ sắt hồ sơ phù hợp

Tùy theo kích thước và số lượng hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ, chúng ta có thể lựa chọn kệ sắt nhỏ, vừa, lớn khác nhau, nhằm đáp ứng đủ nhu cầu cần lưu trữ. Với những hồ sơ nặng và nhiều nên để ở tầng dưới cùng đề việc tìm và lấy dễ dàng hơn. 

Ngoài ra, nếu kệ sắt được đặt trong văn phòng, thư viện cần chú ý đến tính thẩm mỹ của kệ sắt hồ sơ về màu sắc cũng như kiểu dáng sao cho phù hợp với không gian, tăng tính thẩm mỹ cho căn phòng nhỏ của bạn.

Bạn có thích bài viết về cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ này không? Sắp xếp tài liệu một cách khoa học, logic sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến trình làm việc. Kệ Sắt ANT đồng hành trong cuộc sống của bạn. Chúng tôi cung cấp cho bạn những sản phẩm kệ sắt với chất lượng và giá cả tốt nhất. Cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ
+ Địa chỉ: Số 1A, đường 18B, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình Tân, TP. HCM

+ Hotline: 0937 051 302

+ Email: kesatant@gmail.com

Tác giả: Mr.N